Privacyverklaring CTO Club

Laatst bijgewerkt: 5 november 2026

CTO Club brengt CTO's samen in bijeenkomsten in België en Nederland. Hier lees je welke gegevens we daarvoor van je bijhouden, waarom, bij wie ze terechtkomen en hoe lang we ze bewaren.

Wie is verantwoordelijk?

CTO Club is een initiatief van SoftwareCaptains BV, Vorstenhuislaan 113, 2610 Antwerpen, ondernemingsnummer 0551.906.046, vertegenwoordigd door Tom Klaasen. Vragen over je gegevens: tom.klaasen@ctoclub.eu.

Welke gegevens en waarom

Gegevens	Waarvoor	Grondslag
Naam, e-mailadres, bedrijf, betaalgegevens	Je lidmaatschap: betalen, je toegang tot de bijeenkomsten en de community	Overeenkomst (je lidmaatschap)
Naam, e-mailadres, bedrijf	Uitnodigingen voor de bijeenkomsten, je inschrijving, bevestiging en herinnering, je naambadge	Overeenkomst (leden); toestemming (wie zich als geïnteresseerde aanmeldde)
Dieetwensen	Alleen om de catering af te stemmen	Je uitdrukkelijke toestemming: je vult ze zelf in, en mag het veld leeg laten
Of je ingeschreven was en aanwezig was	De bijeenkomsten organiseren (aantallen, eten, zaal) en de club opvolgen	Gerechtvaardigd belang
Foto's van de bijeenkomsten	Tonen wat de club doet: in de recapmail, op LinkedIn en op de website	Gerechtvaardigd belang (zie Foto's)

Dieetwensen kunnen iets zeggen over je gezondheid of geloof. Vul daarom alleen in wat de catering moet weten. We gebruiken ze voor niets anders en delen ze alleen met de locatie of cateraar van die bijeenkomst.

Foto's

Op de bijeenkomsten nemen we foto's. Daar kan je herkenbaar op staan. We gebruiken ze in de recapmail na de bijeenkomst, in onze posts op LinkedIn en op de website, om te tonen wat de club doet. Sprekers staan ook met naam, bedrijf en foto bij hun bijeenkomst op de website.

Wil je niet op de foto, zeg het op de bijeenkomst; dan houden we er rekening mee.
Sta je op een foto en wil je die weg, mail dan naar tom.klaasen@ctoclub.eu. We halen hem weg van de website en uit onze LinkedIn-posts. Een recapmail die al verstuurd is, kunnen we niet meer terughalen.

Wie verwerkt je gegevens voor ons

Stripe: betaling van het lidmaatschap. Wij zien je volledige kaartgegevens nooit.
ActiveCampaign: de mails en het inschrijfformulier voor leden. Het bewaart je naam, e-mailadres, bedrijf en dieetwensen, zodat de volgende uitnodiging al ingevuld is.
Eventbrite: inschrijvingen van niet-leden, en van leden die via Eventbrite inschrijven.
Slack: de community van de leden.
Google: agenda en mail van de organisatie.
Todoist: de takenlijst van de organisatie. Moet er iets met je lidmaatschap gebeuren (bv. een betaling die niet lukt), dan staan je naam en e-mailadres in die taak tot het opgelost is.
Onze webhosting: deze website en de mailbox die de inschrijvingen ontvangt.

Daarnaast houdt SoftwareCaptains een eigen overzicht van de bijeenkomsten bij, op een eigen server die niet publiek bereikbaar is. We verkopen of verhuren je gegevens nooit en geven ze niet aan derden voor hun marketing.

Hoe lang we ze bewaren

Dieetwensen: in ActiveCampaign zolang je lid bent (je kan het veld altijd leegmaken bij je volgende inschrijving); in onze inschrijvingen tot 30 dagen na de bijeenkomst.
Lidmaatschap en facturen: zolang je lid bent, en daarna zo lang als de wet het vraagt voor de boekhouding.
Inschrijvingen en aanwezigheid: zolang je lid bent en tot twee jaar daarna.
Foto's: zolang het verslag van de bijeenkomst online staat, tenzij je vraagt ze weg te halen.

Beveiliging

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, toegang alleen voor wie het nodig heeft, en geen persoonsgegevens in de logboeken van de webserver (je gegevens in de inschrijflink worden niet naar de server gestuurd).

Je rechten

Je kan je gegevens inkijken, laten verbeteren of laten wissen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken, en je toestemming (bv. voor je dieetwensen) altijd intrekken. Mail daarvoor naar tom.klaasen@ctoclub.eu. Elke uitnodiging bevat ook een link om je af te melden.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (België) of de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland).

Wijzigingen

Verandert er iets aan deze verklaring, dan staat de nieuwe versie op deze pagina, met de datum bovenaan.